C’est janvier et j’aimerais vous souhaiter une bonne année, mais ça s’annonce mitigé… Alors permettez-moi au moins de vous souhaiter une année sans phobie administrative et pile de paperasse !

Dans mon foyer, l’un des membres a du mal avec la paperasse : ça s’entasse, parfois des enveloppes encore fermées, et puis les piles de papiers disparaissent et on les retrouve planquées ailleurs 6 mois plus tard (heureusement, ce membre a eu la grande sagesse d’adhérer au prélèvement automatique pour toutes les factures récurrentes 😉 ). L’autre membre du foyer aime jeter les papiers superflus, puis regrette de ne plus se souvenir des prénoms des enfants des cousins par alliance et des dates d’anniversaire de mariage.

Pourtant, cela faisait des années que nous utilisions des trieurs ménagers du commerce, qui sont déjà un grand pas pour gérer les documents administratifs,

mais chez nous ça bloquait quand même, pour des raisons qui relèvent de la grosse méga flemme (d’aller jusqu’au trieur, de soulever son couvercle et d’essayer d’y caser notre papier. Imaginez la souffrance quand en plus il faut renvoyer un courrier…).

On aurait pu essayer de résoudre notre problème de flemme, mais soyons réalistes : c’est beaucoup plus simple de garder notre flemme et, à la place, de simplifier le processus et d’y mettre une source de plaisir !

1. Rendre le trieur super accessible

Dans notre nouveau logement, on a eu l’occasion de se créer un meuble d’entrée à base de caissons de cuisine de faible profondeur. J’ai donc choisi des caissons à tiroirs, pour n’avoir qu’un seul geste à faire (et 0 centimètre à parcourir) pour accéder au trieur. 

2. Supprimer le couvercle

Puisque le couvercle nous décourageait d’ouvrir le trieur et d’y ranger les papiers au fur et à mesure, on a voulu le supprimer. Or, on ne voyait pas comment s’y prendre sur un trieur du commerce, on a donc décidé de fabriquer notre propre structure pour y suspendre directement nos dossiers.

3. Libérer de l’espace de stockage

Pour pouvoir ranger un document, il faut avoir de la place pour manipuler les dossiers. D’une part, en fabriquant notre propre structure sur-mesure, on a pu profiter de toute la profondeur du tiroir, et d’autre part on a accepté le principe selon lequel quand un dossier est trop plein, il va se faire stocker dans un trieur du commerce « d’archive », rangé dans le bureau. Si on a le temps d’écrémer ce qui n’est plus utile dans le dossier, tant mieux, mais si on n’a pas le temps, ce n’est pas grave. C’est n’est pas optimal en terme de place, mais c’est un bon compromis pour nous.

On réfléchit aussi à dématérialiser davantage de documents (notre famille nous a parlé de Digiposte : vos avis sont les bienvenus en commentaire !).

4. Ajouter des dossiers qui font plaisir

Maintenant qu’on a un trieur facile d’accès et avec de la place pour des documents « superflus », on a créé des dossiers « superflus » mais tellement satisfaisants :

_ « Timbres et enveloppes » contient tout le nécessaire pour envoyer un courrier, y compris des stylos, des feuilles de papier vierge et de jolies cartes pour les anniversaires. Et quand on doit répondre à un courrier administratif, avoir tout sous la main c’est déjà 50% du travail de fait. C’est la même logique pour le dossier « chéquier » : en rendant le chéquier facile d’accès, on peut traiter tout de suite les factures non récurrentes au lieu de les laisser trainer.

_ « Etat Civil » nous permet de ranger les passeports, le livret de famille, les cartes d’électeurs, etc. et donc de ne plus galérer pour mettre la main dessus les rares fois où on en a besoin.

_ « Photos » nous permet de ranger les faire-part qu’on reçoit (et donc de retrouver les prénoms des enfants de cousins par alliance), les dessins offerts par nos nièces, et les photos qui n’ont pas encore été rangées dans les albums. Quel plaisir de ne plus être obligée de jeter ces petits souvenirs !

Et pour vous, avec la paperasse, comment ça se passe ?